【例文】内定承諾メールの書き方

内定承諾メールの例文は以下のとおりです。

件名：Re: 内定通知のご連絡

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接の機会をいただきました、〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社の一員として働かせていただきたく、内定をお受けいたします。

選考を通じて、貴社で働くことへの魅力をより強く感じております。入社後は一日でも早く戦力となれるよう努めてまいります。

今後のお手続きにつきまして、ご指示いただけましたら幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
――――――――

内定承諾メールの構成

内定承諾メールは、以下の構成が基本です。

件名の書き方

返信メールの場合は、件名を変えずにそのまま返信するのが基本です。

企業側が件名でメールを管理していることが多いため、変更すると見落とされるリスクがあります。

▼例

Re: 内定通知のご連絡

新規作成の場合は、以下のように用件と氏名を明記してわかりやすくしましょう。

▼例

内定承諾のご連絡（氏名）

宛名の書き方

宛名は会社名・部署名・担当者名を正確に記載します。

▼例

〇〇株式会社  
人事部　〇〇様

選考中にやり取りしたメールや採用通知書を確認し、誤字がないよう注意しましょう。

担当者名が不明な場合は「採用担当者様」と記載しても問題ありません。

本文の書き方

本文は以下の順番で構成すると、読みやすくまとまりのある文章になります。

▼例

お世話になっております。
〇月〇日に面接の機会をいただきました、〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社の一員として働かせていただきたく、内定をお受けいたします。

選考を通じて、貴社で働くことへの魅力をより強く感じております。入社後は一日でも早く戦力となれるよう努めてまいります。

今後のお手続きにつきまして、ご指示いただけましたら幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

1. 最初にお礼をする

内定をもらったことへの感謝を最初に述べます。簡潔な一文で十分です。

2. 承諾の意思を明確にする

「内定をお受けいたします」と、はっきり意思を伝えましょう。曖昧な表現は避け、一文で明確に記載します。

3. 入社意欲を簡潔に伝える

長々と書く必要はありません。「一日でも早く貢献できるよう努めます」程度の一文で十分です。

4. 要望は「お願い」の形にする

入社日や条件について確認したいことがある場合は、要求や主張の形ではなく、「ご確認いただけますでしょうか」など丁寧な依頼の表現を使いましょう。

内定承諾を保留したい場合の例文

▼例文

現在、他社選考の結果待ちのため、〇月〇日までお時間をいただけますでしょうか。期日までに必ずご連絡いたします。

複数社の選考を並行している場合や、条件をよく確認したい場合など、すぐに承諾の返事ができないケースもあります。

そのような場合でも、黙って待つのはNGです。企業側は返事を待っている状態のため、期限を過ぎると「辞退」と判断されることもあります。

まずは保留したい旨を正直に伝え、回答期限を明確に提示しましょう。

一般的に、保留できる期間は1週間程度が目安です。それ以上になる場合は、企業の心証を損ねる可能性があるため注意が必要です。

メールを送る前に確認すべきポイント

内定承諾のメールは、一度送ったら基本的に取り消しができません。送る前に以下の点を必ず確認しておきましょう。

労働条件・入社日

内定通知書やオファーレターをもとに、以下の条件が口頭での説明と一致しているか確認します。

特に給与や雇用形態は、入社後のトラブルになりやすい項目です。

少しでも不明点があれば、承諾前に質問するのが基本です。

「確認してから承諾する」こと自体は失礼にあたらないため、遠慮せず聞いておきましょう。

他社選考の状況

他社の選考が残っている場合は、感情的に決めず以下を整理してから連絡しましょう。

他社の結果を待ちたい場合は、前述の保留メールで期限を伝えるのが適切な対応です。

現職の退職・引き継ぎスケジュール

在職中の方は、退職までのスケジュールが入社日に直接影響します。

一般的に退職には1〜2ヶ月程度かかることが多いため、現職の就業規則を確認したうえで、入社可能な時期の目安を立てておくと安心です。

入社日の調整が必要な場合は、承諾メールの中で一言添えておくとスムーズです。

内定承諾の連絡手段｜メールと電話の使い分け

内定承諾の連絡方法に迷う方は多いですが、基本的な考え方はシンプルです。

基本は企業の指定に合わせる

採用通知や担当者からの連絡に「メールでご連絡ください」「お電話にてご連絡ください」と明記されている場合は、その指定に従いましょう。

企業によって運用が異なるため、自己判断で変えるのは避けたほうが無難です。

メールが向いているケース

メールは相手の都合に関わらず送れるうえ、条件や日程など重要な内容を文字で残せる点がメリットです。

電話が向いているケース

電話はリアルタイムでやり取りできるため、細かい調整が必要な場面に向いています。

ただし、担当者の業務時間内（10〜17時頃）に連絡するようにしましょう。

最も丁寧なのは「電話＋メール」

電話で口頭にて承諾の意思を伝えたあと、改めてメールで正式な連絡を入れる流れが、最も誠実で安心感のある対応です。

特に入社日の調整など重要な内容が含まれる場合は、電話だけで終わらせず、メールで内容を文字に残しておくと双方にとってトラブル防止になります。

内定承諾後に辞退したくなった場合

内定承諾後の辞退は企業に迷惑をかける行為であることは事実ですが、やむを得ない事情がある場合は、できるだけ早く誠実に対応することが大切です。

時間が経てば経つほど企業側の採用準備が進んでしまうため、気持ちが固まったら速やかに連絡しましょう。

対応の順番としては、以下が最も誠実な流れです。

電話では感情的にならず、「一身上の都合により辞退させていただきたい」と簡潔に伝えれば問題ありません。

辞退理由を詳しく説明する義務はありませんが、一言お詫びの気持ちを添えることが大切です。

なお、法的には内定承諾後でも辞退は可能ですが、誠実な対応を心がけましょう。

企業から返信が来ないときの対処法

メールを送ったあと返信がない場合でも、すぐに焦る必要はありません。

採用担当者が複数の業務を兼任していることも多く、見落としや確認待ちのケースがほとんどです。

送信から2〜3営業日が経過しても返信がない場合は、以下の方法で確認しましょう。

焦らず冷静に対応することが大切です。

また、迷惑メールフォルダに振り分けられていた可能性もあるため、自分のメールの送信履歴も確認しておきましょう。

内定承諾メールまとめ｜これさえ読めば迷わず送れる

内定承諾メールは、社会人としての第一印象を決める大切なコミュニケーションです。

難しく考える必要はありませんが、感謝・意思表示・マナーの3点を意識するだけで、企業側に安心感を与えることができます。

この基本を押さえておけば、承諾メールをきっかけに入社前から良い関係を築くことができます。

内定から入社までの期間も企業との大切なやり取りのひとつと捉え、誠実な対応を心がけましょう。

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